Cómo pasar el inventario del laboratorio de una hoja de cálculo a una aplicación: lista práctica
La mayoría de los laboratorios empieza con una hoja de cálculo, y durante un tiempo funciona. Deja de funcionar cuando se va quien la mantenía, cuando dos personas editan copias distintas o cuando nadie la actualiza al usar el último frasco. Si va a pasar a una aplicación de inventario —StockVial u otra—, esta lista le ahorrará un fin de semana de limpieza después.
1. Empiece por un congelador o un estante
No migre todo el laboratorio de una vez. Elija el lugar que más se abre, normalmente el congelador de −20 °C o el estante común de reactivos. Déjelo bien, deje que el laboratorio lo use dos semanas y luego pase el resto. Una lista pequeña y completa sirve más que una grande a medias.
2. Limpie los nombres y agregue números de catálogo
Las hojas de cálculo acumulan tres formas de escribir el mismo producto. Antes de importar:
- Use un solo nombre por producto (por ejemplo Tris base, no Tris, TRIS y Trizma).
- Agregue el fabricante y el número de catálogo siempre que pueda. Es lo que usa una aplicación para distinguir productos y lo que necesita al volver a pedir.
- Para los químicos, agregue el número CAS: su oficina de seguridad lo pedirá tarde o temprano.
3. Una fila por grupo de envases y por lugar
Si tiene dos frascos del mismo lote en el mismo congelador, es una fila con cantidad 2. Si un frasco está en el congelador y otro en el cuarto frío, son dos filas. Las aplicaciones registran dónde está cada cosa, así que la hoja también debe hacerlo.
4. Defina sus ubicaciones antes de importar
Anote los lugares que realmente usa —Congelador −20 °C, estante 2, Cuarto frío, Gabinete de inflamables— y créelos primero en la aplicación. Luego haga que la columna de ubicación de la hoja use exactamente esos nombres. En StockVial, las filas con una ubicación que todavía no existe se importan sin ubicación (no inventa lugares nuevos a partir de errores de escritura) y puede asignarlas después.
5. Unifique las fechas
Las fechas de caducidad y de apertura en una hoja de cálculo vienen en todos los formatos. Elija uno —2027-06-30 es el más seguro— y convierta la columna antes de importar. Deje la celda vacía en lugar de escribir n/a o ?.
6. Importe y revise lo que se omitió
La mayoría de las herramientas le permite emparejar sus columnas con las suyas y muestra una vista previa. En StockVial sube un archivo .xlsx o .csv (hasta 10 MB y 5,000 filas), empareja las columnas y ve las primeras filas antes de guardar nada. Las filas con un problema —nombre vacío, cantidad que no es un número— se omiten y el resto entra; puede descargar las filas omitidas en CSV, corregirlas e importar solo esas. No importe el mismo archivo dos veces: sumaría el stock dos veces.
7. Etiquete sobre la marcha
La lista sigue siendo correcta solo si registrar un uso es más rápido que ignorarlo. Imprima una etiqueta QR para cada frasco al ponerlo en su lugar, para que la siguiente persona pueda escanearla y tocar Se agotó 1 o Mover en segundos en lugar de abrir una hoja de cálculo.
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